Wichtig ist ebenfalls, dass das notarielle und grundbuchamtliche Vorgehen miteinander verbunden sind, damit jener, der das Verfahren einleitet, darauf vertrauen kann, dass es ohne Überraschungen vonstatten geht. D.h. dass das Eigentum im Grundbuch zugunsten des Erwerbers eingetragen wird und dass in diesem Moment der Stand der ihn betreffenden Belastungen derselbe ist wie zum Zeitpunkt der Errichtung der Urkunde.

Gesetzliche Grundlagen:  Die Errichtung der Urkunde und die Grundbucheintragung hängen vom Willen der Vertragsparteien ab. Doch erfordert die zweite Zielsetzung eine geordnete Zusammenarbeit zwischen Notariat und Grundbuchamt. Diese Ordnung besteht. Seit des Dekrets vom 18. November 1992 sind dem Notariat und dem Grundbuchamt folgende zwei wichtige Aufgaben zugewiesen worden:

  • Die erste Grundlage ist das vorherige Einholen der Grundbuchinformation durch das Notariat.
  • Die zweite Grundlage ist die vom Notariat organisierte Einreichung der errichteten Urkunde beim Grundbuchamt.

Informationen vor Unterzeichnung der Urkunde:  Die Abfrage vom Grundbuchamt durch die Notariate war immer möglich und in den größeren Städten tatsächlich auch übliche Praxis, ist jedoch erst seit einem Dekret vom 18. November 1992 verpflichtend. Dieses Dekret modifizierte sowohl die Notariats- wie auch die Hypothekenverordnung, indem es ein kontinuierliches Informationsverfahren per Telefax-Kommunikation festlegte. Dieses besteht darin, dass das Notariat beim Grundbuchamt Information über Eigentümer und Belastungen abfragt, welche das Grundbuchamt innerhalb einer Frist von höchstens drei Werktagen erteilen muss. Diese Frist verlängert sich auf fünf Werktage, wenn viele Liegenschaften betroffen sind oder eine erhöhte Komplexität vorliegt. 

Die Grundbuchinformation muss sich sowohl auf bereits erfolgte Eintragungen wie auch auf Dokumente erstrecken, die eingereicht wurden, deren Eintragung jedoch noch nicht erfolgt ist. Sobald die Information vom Grundbuchamt eingetroffen ist, muss die Urkunde innerhalb der zehn  folgenden Kalendertage errichtet werden. Der Hintergrund dieser Frist: Während der neun Kalendertage nach Absendung des Auskunftsersuchens ist das Grundbuchamt dazu verpflichtet, dem Notariat noch am selben Tag jeglichen Umstand mitzuteilen, der sich auf die übermittelte Information auswirkt, sowie die Informationsansuchen anderer Notariate melden. D.h. die Information beschränkt sich nicht auf den Moment des Ansuchens, sondern ist kontinuierlich (Art. 354.a der Hypothekenverordnung). Nach Ablauf dieser Frist ist die übermittelte Information nicht mehr gültig. Es bestand keine Verpflichtung zur Informationsabfrage, wenn der Erwerber damit einverstanden war.

Um Missbrauch zu vermeiden, wurde der Verzicht des Erwerbers auf die Anforderung der Grundbuchinformation durch ein Dekret vom 29. Dezember 1994 für Fälle mit Ausnahmecharakter erlaubt. In der Praxis kommt es ausgesprochen selten vor, dass eine Urkunde mit diesem Verzicht errichtet wird.

Die beiden Grundpfeiler des dargestellten Systems sind einerseits die Kommunikation per Telefax und andererseits die Informationserteilung durch das Grundbuchamt gewesen, ohne dass der Notar direkten Zugriff auf das Grundbuch hat. 

Mit dem Artikel 332 der Hypothekenverordnung, dessen Wortlaut durch ein Dekret vom 4. September 1998 verabschiedet wurde verbietet den Notaren den direkten Zugriff auf das Grundbuch und die Dateien sowie auf den Kernbereich der Datenbank des Grundbuchamtes.

Am 18. November 2005 wurden vom Gesetzgeber per Dekret alle Notare und Grundbuchführer Spaniens verpflichtet, über spezielle Systeme der Telekommunikation für Aussendung, Übermittlung und Erhalt von Information anzuschaffen und zu nutzen. Es wurde weiter verfügt, dass die Inhalte des Grundbuchamtes mit den vorgegebenen telematischen Mitteln eingesehen werden können. Dieser Zugang zum Inhalt des Grundbuchs durch Behörden oder Beamte wie auch Notare, die in Erfüllung ihres Amtes tätig sind und sich mit der vorgegebenen elektronischen Unterschrift ausweisen (oder mit jeglichem technologischen Mittel, das diese in der Zukunft ersetzt), sollte ohne weitere Tätigkeit des Grundbuchführers erfolgen. Ebenfalls sollte der Zugriff auf das Verzeichnis (Journalbuch) der eingereichten Dokumente, wie z.B. eingereichte Kaufurkunden um eine Eintragung anzukündigen, einsehbar sein. So war der Wille der Gesetzgebung. Da dieses geforderte System aber bis heute nirgendwo in Spanien umgesetzt werden konnte, bedurfte es eines weiteren Dekretes, damit man weiter handeln konnte.

Mit dem Dekret vom 19. Januar 2007, wurde die Verwendung von Telefax ausdrücklich wieder erlaubt, wurde aber auf jene Fälle beschränkt, in denen es technisch nicht anders geht. Bis heute wird die Kommunikation zur Erlangung der Information vor Errichtung der Urkunde mit vielen Grundbuchämtern weiterhin per Telefax oder durch andere telematische  Mittel durchgeführt.

Solange das System des direkten gesicherten Online-Zugangs nicht angewendet wird - oder werden kann - bleibt das 1992 konzipierte System der kontinuierlichen Information gültig, sei es per Telefax oder  sonstiger gesicherter elektronischer Kommunikation, einschließlich der Frist von zehn Kalendertagen (nicht Werktagen) ab Erhalt der Information bis zur Unterzeichnung der Urkunde, wobei der Notar dazu verpflichtet ist, in der Urkunde festzuhalten, dass zwischen der erhaltenen Information und dem Inhalt des Grundbuchs Diskrepanzen bestehen können, da im Augenblick der Unterzeichnung kein Online-Zugriff auf das Grundbuch (Art. 175 der Notariatsverordnung) erfolgt ist. Dieser Vermerk ist auch für den Notar, aus Gründen der Haftung, wichtig.

Wichtige kritische Zeitspanne: Wie man sieht, besteht mit diesem System eine kurze Zeitspanne, in welcher der Notar keine Kenntnis über den Eingang eines Dokuments im Grundbuch erlangt. Diese Zeitspanne reicht von der Einreichung des für das Notariat unbekannten Dokuments bis zur Mitteilung des Grundbuchamts an das Notariat über dessen Einreichung. Alles hängt von der Geschwindigkeit ab, mit welcher das Grundbuchamt diese Information an das Notariat übermittelt. Die gesetzliche Vorgabe lautet „am selben Tag“ (Art 354.a der Hypothekenordnung). In der Grundbuchpraxis wird dies als „ein Werktag“ interpretiert. Normalerweise wird das, was am Vormittag eingereicht wird, am Nachmittag kommuniziert und das am Nachmittag Eingereichte am folgenden Vormittag. Das Grundbuchamt schließt um 17:00 Uhr.

Dieser Nachteil wäre nicht gegeben, könnte der Notar direkt auf den Inhalt des Grundbuchs zugreifen. Das ist aber aus den geschilderten Gründen noch nicht umgesetzt. Schließlich ist zu beachten, dass das spanischen Recht keine „Auflassungsvormerkung“ nach dem deutschen System kennt. Die Informationsabfrage des Notariats beim Register löst keine Eintragung aus. Daher hat jegliches Eigentümerdokument, das beim Grundbuchamt vor Einreichung der notariellen Urkunde vorgelegt wird, für das die Grundbuchinformation eingeholt wurde, Vorrang vor diesem.  Von Beginn an wurde in Spanien das System der Auflassungsvormerkung verworfen. Es wird auf ein System gesetzt, das die Zeitspanne zwischen Grundbuchinformation, Unterzeichnung der Urkunde und Vorlage derselben beim Grundbuchamt auf ein Minimum reduziert.