Aufgrund der bisher geschilderten Grundlagen und der vorliegenden Praxis, wird klar, wie wichtig im spanischen System die Einreichung der notariellen Urkunde beim Grundbuchamt ist.

Vor dem erwähnten Dekret vom 18. November 1992 gab es keine andere Einreichungsmethode als jene, vom Notariat aus physisch eine beglaubigte Kopie der Urkunde beim Grundbuchamt einzureichen.

Dieses Dekret erlaubte dem Notariat, beim Grundbuchamt per Telefax einen Auszug der Urkunde einzureichen, in dem die Aussteller, die Liegenschaft(en) und die Art des Vertrags ausgewiesen sind. Das Grundbuchamt war verpflichtet, die Einreichung ebenfalls per Telefax zu bestätigen und sowohl die Einreichung wie die vom Grundbuchamt gesandte Bestätigung mussten in der Mutterurkunde sowie in der beglaubigten Kopie mittels einer vom Notar unterschriebenen Anmerkung festgehalten werden. 

Diese Einreichung per Fax löste den Einreichungseintrag im Journalbuch aus, doch mit einer sehr eingeschränkten Lebensdauer, da dieser Eintrag nach zehn Werktagen seine Gültigkeit verlor. Binnen dieser Frist musste beim Grundbuchamt eine in Papier ausgefertigte beglaubigte Kopie der Urkunde physisch eingereicht werden. Wurde dies getan, so wurde der Eintragungsvorrang ab dem Moment der Einreichung per Telefax aufrechterhalten. Wurde sie nach der Frist von zehn Werktagen eingereicht, so verlor sie aufgrund des Gültigkeitsablaufs der Einreichung per Telefax diesen Vorrang und für die Einreichung galt der Zeitpunkt der Vorlage der beglaubigten Papierkopie.

Die Einreichung per Telefax wurde im „Journalbuch“ zum Zeitpunkt der Einreichung vermerkt (gemäß Art. 418 der Hypothekenverordnung in der Fassung laut Dekret vom 29. Dezember 1994). Die außerhalb der Bürozeiten vorgenommenen Einreichungen wurden im „Journalbuch“ zu Beginn des folgenden Werktags vermerkt.

Die Einreichung per Telefax konnte auch durch Verwaltungs- oder Gerichtsbehörden in Verbindung mit ihren jeweiligen Entscheiden verwendet werden, d.h. sie wurden von den Gerichten akzeptiert.

Das Dekret vom 19. Januar 2007 in Umsetzung des Gesetzes vom 18. November 2005 hat auch das verändert, was das notarielle Vorgehen betrifft. Die aktuelle Norm legt fest, dass – sofern von den Betroffenen keine gegenteiligen Anweisungen vorliegen – die Dokumente, die für die Einreichung bei den Grundbuchämtern vorgesehen sind, auf vorgegebenen Weg und mit der qualifizierten elektronischen Unterschrift des Notars eingereicht werden können (Art. 196 der Notariatsverordnung). 

Bezüglich der Informationsabfrage vor Unterzeichnung der Urkunde gibt es zwei wichtige Unterschiede: 

  • Die Einreichung der bereits unterzeichneten Urkunde kann nicht über eine Mailadresse des Notariats vorgenommen worden, sondern ausschließlich über das zentrale Informationssystem der Kammer der Notariate und des betrieblichen Systems der Kammer der Grundbuchführer. Die Konsequenz ist, alle Notariate und Grundbuchämter Spaniens dürfen nur eine einzige Informatik-Plattform nutzen. 
  • Der zweite Unterschied besteht darin, dass die Vorab-Information elektronisch von jedem beliebigen Angestellten des Notariats abgefragt werden kann, doch die Einreichung der unterzeichneten Urkunde kann nur vom Notar vorgenommen werden, der dafür seine qualifizierte elektronische Unterschrift verwendet.

Gelebte Praxis

In der Praxis funktioniert das System der elektronischen Einreichung und wird stets und für sämtliche Vertragsabschlüsse über entgeltliche Vorgänge genutzt, es sei denn, der Erwerber ersucht in der Urkunde ausdrücklich um Nichteinreichung. Nicht genutzt wird es bei Vertragsabschlüssen über unentgeltliche Vorgänge wie Schenkungen oder Erbschaften, und ebenso wenig für Dokumente, in denen weder eine Eigentumsübertragung noch eine Bestellung dinglicher Rechte stattfindet, wie zum Beispiel Neubauerklärungen oder Erklärungen über Liegenschaftsveränderungen.

Zwischen diesem System und dem der Einreichung per Telefax besteht ein wichtiger Unterschied. Die elektronische Einreichung löst eine Eintragung im „Journalbuch“ aus, die keiner besonderen Gültigkeitsfrist unterliegt, denn was dem Grundbuchamt zugesandt wird, ist eine beglaubigte elektronische Kopie der Urkunde und nicht ein Auszug derselben. Ihre Gültigkeitsdauer beträgt sechzig Werktage, genau wie alle anderen Einreichungseintragungen auch. 

Die physische Einreichung der auf Papier ausgefertigten beglaubigten Kopie muss nicht innerhalb von zehn Werktagen erfolgen. Früher wurden diese Kopien von den Notariaten zum Grundbuchamt gebracht, um den Einreichungseintrag zu konsolidieren, danach wurden sie von dort abgeholt, um die Steuern abzuführen, und nach diesem Schritt wurden sie neuerlich beim Grundbuchamt vorgelegt, um die Einschreibung vorzunehmen. Ergänzend weisen wir hier darauf hin, dass die Einschreibung nie ohne vorherigen Nachweis über die Zahlung der infolge der Errichtung der Urkunden fälligen Steuern möglich war (Artikel 254 des Hypothekengesetzes). Mit dem System der elektronischen Einreichung werden die Urkunden nach Abholung von den Notariaten bei der Steuerbehörde vorgelegt und danach zwecks Einschreibung physisch zum Grundbuchamt gebracht.

Es ist möglich, die gesamte Bearbeitung in elektronischer Form vom Notariat aus vorzunehmen. Der Notar kann die Steuern im Namen des Steuerpflichtigen abführen, beim Grundbuchamt auf elektronischem Weg die entsprechenden Zahlungsbelege vorweisen und vom Grundbuchamt die Bestätigung über die definitive Einschreibung erhalten, um diese am Ende der beglaubigten Kopie der Urkunde in Papierform anzufügen. Jedoch ist diese Vorgangsweise nicht üblich, vor allem in den Städten, in denen Gestorías (Büros für Behördenabwicklungen) bestehen, die sich normalerweise um diese Verfahren kümmern. Auf Mallorca wird das auch fast ausschließlich durch dafür legitimierte Gestorías ausgeführt.

Die vom Notar elektronisch vorgenommene Einreichung bewirkt fast augenblicklich eine digitale Empfangsbestätigung. Findet die Einreichung zu Bürozeiten statt – d.h. vor 17:00 Uhr – so wird der Einreichungseintrag im „Journalbuch“ noch am selben Tag vorgenommen. Die Worte „am selben Tag“ werden in der Grundbuchpraxis als „binnen der Frist von einem Werktag“ interpretiert. Wird die elektronische Einreichung nach 17:00 Uhr vorgenommen, so wird diese zu Beginn des ersten folgenden Werktags im „Journalbuch“ eingetragen, wobei die Eingangsreihenfolge der Dokumente streng respektiert wird. Am selben Tag, an dem der Einreichungseintrag vorgenommen wird, muss der Grundbuchführer dies elektronisch dem Notar bestätigen, oder eine Verweigerung mitteilen, sollte die Einreichung nicht vorgenommen werden können.

Wie geschildert ist erkennbar, dass mit dem neuen spanischen System der Einreichung von notariell errichteter Urkunden ein hohes Maß an Sicherheit erreicht wurde.