Zähmung des Monster "Tax Compliance"

Dem Monster Tax Compliance wird gesundes Wachstum vorausgesagt. Aufgrund der weltweit zunehmenden Bissigkeit des/der Gesetzgeber mit signifikanten Folgen für die Verantwortlichen, die bis hin zu Freiheitsstrafen gehen können, war es an der Zeit ein Instrument zu schaffen, welches die Risiken minimiert und beherrschbar machen kann. Die DATEV und European@ccounting eint das Ziel, den deutschen Mittelstand (KMU) und deren Steuerberater und Wirtschaftsprüfer beim digitalen Wandel, der Globalisierung und den daraus erwachsenden Möglichkeiten bei der länderübergreifenden Beratung zu stärken. Das Ergebnis ist eine digitale Plattform, die für deutsche Mittelstandsunternehmen mit Betriebsstätten oder Tochtergesellschaften in Spanien eine gesamthafte Lösung für die Bereiche Buchhaltung, Tax Compliance, steuerliche Beratung und  betriebswirtschaftliche Kontrolle darstellt.


Hier erläutern wir die International Tax Compliance Platform (ITCP) mit dem Bestandteil der Datenmigration von Stamm- und Bewegungsdaten nach DATEV und dem Zugriff auf den Beleg im DATEV Unternehmen Online (DUO). 

Beitrag von Dr. Robert May, CEO der DATEV

An dieser Stelle verweisen wir auf einen Beitrag von Dr. Robert May Diplom-Kaufmann, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und CEO der DATEV eG im DATEV Magazin vom Juni 2019. Er schreibt:

„Können Sie das Wort Digitalisierung noch hören? Gleich, welches Medium man betrachtet oder mit wem man spricht: Die Schlagzeilen sind geprägt vom digitalen Wandel. Und wie immer, wenn sich Zeiten und Technologien radikal verändern, begleiten Ängste und Sorgen den Blick in die Zukunft. Das gilt besonders für uns Steuerberater und die Angestellten in den Kanzleien: Werden uns FIBU-Automaten künftig die Arbeit wegnehmen? Verlieren wir die Kontrolle über wichtige Entscheidungen? Sind Daten noch wirklich sicher? Es ist wichtig, diese Ängste anzusprechen und sich damit auseinanderzusetzen. Aber mindestens genauso wichtig ist es, die Ver­än­de­run­gen nicht nur skeptisch zu betrachten, sondern als Chance zu begreifen.“ „......Steuerberatung ist nicht allein Buch­hal­tung, sondern Begleitung auf dem Weg in die unter­neh­me­rische Zukunft – mit Expertise und Sach­ver­stand.“

Die geschilderte Meinung haben wir für uns umfänglich adaptiert, sehen dabei aber die Buchhaltung mit dem Beleg als Grundlage von allem. Folglich ist für uns der automatische Datenübertrag aus der spanischen Buchhaltung in das für den deutschen Steuerberater gewohnte DATEV-Umfeld das Fundament. Aufgrund der Berücksichtigung der teilweise signifikanten Unterschiede zwischen den Normen beider Länder stellt schon das eine gewaltige Erleichterung für die Berater, den Mandanten und die deutsche Verwaltung dar. Eine spanische Betriebsstätte oder Tochtergesellschaft kann auf diese Weise effizient gesteuert und kontrolliert werden.

Rechtliche Grundlagen einer Betriebsstätte in Spanien

Im Folgenden finden Sie einen Auszug der rechtlichen Grundlagen die es zwingend zu berücksichtigen gilt:

Grundlagen des spanischen Rechts

  • eine KG ist in Spanien kraft Gesetz eine Kapitalgesellschaft. Die Betriebsstätte unterliegt der Körperschaftsteuer und bezahlt auf den Gewinn 25 % Körperschaftsteuer.
  • es gibt keine Einschränkungen durch das DBA, somit gilt das Belegenheitsprinzip.
  • es wird keine Quellensteuer bei Gewinnauszahlungen fällig.

Grundlagen des deutschen Rechts

  • die Besteuerung der deutschen Kommanditisten erfolgt nach dem Welteinkommensprinzip.
  • die GmbH & Co. KG ist eine Personengesellschaft - es erfolgt eine transparente Besteuerung, d.h. die Gewinne werden in der KG festgestellt aber in der Einkommensteuererklärung der Kommanditisten versteuert.
  • es ist kraft Gesetz eine fiktiv gewerbliche Tätigkeit vs. originär-gewerbliche Tätigkeit kraft Betätigung
  • Grundsätzlich Besteuerung der ausländischen „Betriebsstätten-Einkünfte“ mit KSt und ggf. GewSt.

Berücksichtigung des Doppelbesteuerungsabkommen

  • Verteilung der Besteuerungsrechte durch Gewinnabgrenzung zwischen Stammhaus und Betriebsstätte.
  • Maßstab: sog. Authorised OECD-Approach (AOA - OECD-MK); nicht im DBA verankert, die Anwendung in Deutschland erfolgt aber über § 1 Abs. 5 AStG (nationale Umsetzung des AOA); In Spanien wird der AOA nicht in nationales Recht umgesetzt.
  • Escape-Klausel in § 1 Abs. 5. S. 8 AStG; DBA-Vorrang, soweit der Steuerpflichtige nachweist, dass der andere Staat sein Besteuerungsrecht entsprechend ausübt und die Anwendung des AStG zu einer Doppelbesteuerung führen würde.
  • Die Vermeidung der Doppelbesteuerung erfolgt durch die Freistellung in Deutschland, allerdings nur wenn eine aktive Tätigkeit i.S.d. AStG nachgewiesen wird.

Rechtsgrundlagen der Gewinnermittlung
Normen

  • § 1 AStG
  • § 90 Abs. 3 AO: Dokumentationspflicht für grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle zwischen nahestehenden Personen
  • Art. 7 Abs. 2 OECD-MA

Verordnungen

  • Betriebsstättengewinnaufteilungsverordnung (BsGaV) vom 17. Okt. 2014
  • Gewinnabgrenzungsaufzeichnungs-Verordnung (GAufzV) vom 13. Nov. 2003 ersetzt durch die GAufzV vom 12. Juli 2017
  • Fremdvergleichsverordnung (Ermächtigung in § 1 Abs. 6 AStG seit 2013)
  • OECD-Verrechnungspreisleitlinien 2017; OECD-Betriebsstättenbericht 2018

Verwaltungsgrundsätze

  • Verwaltungsgrundsätze zur Betriebsstättengewinnaufteilung (VWG BsGa) 2016
  • Verständigungs- und Schiedsverfahren von 2006 mit Aktualisierung 2017
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

HINWEIS: Die Dokumentationspflichten gelten auch für Tochter-Kapitalgesellschaften. Geschäftsvorfälle zwischen Stammhaus und Tochtergesellschaft müssen nach den allgemeinen Verrechnungspreisregelungen, die vom Grundsatz her dem AOA entsprechen, abgebildet werden.

Hochqualifizierte Mitarbeit von Kollegen der DATEV

Damit die gesamten o.a. rechtlichen Vorgaben erfüllt werden hat an der Datenmigration nach DATEV ein großes Team gearbeitet. Teilweise waren zehn Personen integriert – deutsche und spanische Steuerberater und Buchhalter, Mitarbeiter der DATEV, Programmierer mit Kenntnisssen für Schnittstellen und andere, die den Aufbau und die Funktionsweise von Plattformen beherrschen.

Dank des beispielhaften Einsatzes der beiden DATEV-Mitarbeiter Carolo Loy und Markus Heubeck konnten wir schon nach sechs Monaten eine praxistaugliche Lösung für die Daten- und Belegtransfers aus der spanischen Buchhaltung in die DATEV-Welt präsentieren. An dieser Stelle muss erwähnt werden, dass es unserer Kenntnis nach bisher noch nie gelungen war, einen Belegtransfer aus fremden IT-Systemen in die DATEV-Welt vorzunehmen.

Aufbauend auf diesem Grundelement der Datenmigration nach DATEV haben wir eine Plattform geschaffen, die eine betriebswirtschaftliche Echtzeitkontrolle ermöglicht und darüber hinaus ganz wesentliche unternehmerische Hilfestellungen leistet.

Anhand der Abbildung „Anwenderarchitektur der Datenmigration nach DATEV“ ist die erarbeitete Lösung erkennbar. Im grau hinterlegten Bereich wird  die Erstellung der spanischen Buchhaltung von der Belegerfassung bis hin zur Erstellung der BIlanz und der Einreichung der Steuererklärungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften dargestellt.

Gemäß der Lebensweisheit „Man stolpert nicht über Felsbrocken sondern über Kieselsteine“ haben wir bei dieser Anwendung für jedes einzelne Konto den Abgleich des deutschen mit dem spanischen Kontenplan vorgenommen. Aufgrund der Unterschiede zwischen spanischem und deutschem Recht galt es dabei eine Vielzahl von Besonderheiten zu berücksichtigen. Die Unterschiede müssen natürlich bei der Strukturierung der Kontenpläne und der digitalisierten Übertragung nach Deutschland zur DATEV berücksichtigt werden.

Auf der Website SKR 03 > Spanischer Kontenplan finden Sie einen kleinen Auszug aus dem umfangreichen Abgleich vom SKR03 (Standardkontenrahmen 03) hin zum PGC (Plan General de Contabilidad) Der Transfer der gesamten Daten - z.B. Stammdaten und Journalbuchungen - mit den dazugehörigen Belegen erfolgt dann im DATEV-Rechenzentrum in DATEV Unternehmen Online (DUO). Durch die Anwendung ist auf deutscher Seite gewährleistet, dass der Beleg über DUO aufgerufen werden kann. Neben den umfangreichen betriebswirtschaftlichen Auswertungsmöglichkeiten bei DATEV können dann die deutschen rechtlichen Vorschriften eingehalten und umgesetzt werden.

IT - Architektur zwischen Spanien und Deutschland

Compliance-konforme Dokumentation des Mapping

Aus Gründen der Compliance muss der gesamte Prozess des Abgleichs zwischen den spanischen und deutschen Konten eindeutig dokumentiert werden. Grund, Zeitpunkt und Initiator der Veränderung muss festgehalten werden. Aus diesem Grund haben wir auf der ITCP dafür einen eigenen aussagekräftigen Bereich vorgesehen. Anhand der folgenden Abbildung ist die Compliance-Struktur dargestellt. Bei einer soliden Einhaltung der vorgegebenen und dokumentierten Schritte dürfte eine Verwerfung der Buchhaltung durch die deutsche Finanzverwaltung so gut wie ausgeschlossen sein.

Zusatznutzen - Compliance am Beispiel des IKS

Unabhängig von der Wahl der Struktur für das Auslands-Engagement – Tochtergesellschaft oder Beriebsstätte - schwebt eine dunkle Wolke mit der Aufschrift „Tax Compliance“ über jeder Unternehmensführung. Dieser Kurzbegriff für eine ganze Welt von Maßnahmen und Vorgaben gilt selbstverständlich im ersten Schritt für reine Inlandstätigkeiten. Die Bewältigung wird jedoch bei Projekten im Ausland noch ein Stück komplizierter.

Dem Monster Tax Compliance wird gesundes Wachstum vorausgesagt. Aufgrund der ebenfalls zunehmenden Bissigkeit des Gesetzgebers und der möglichen Folgen für die Verantwortlichen, die bis hin zu Freiheitsstrafen gehen können, messen wir dem Mehrwert, den unsere Plattform im Hinblick auf Tax Compliance liefern kann, einen besonderen Stellenwert zu. Am Beispiel eines IKS beschreiben wir den Stellenwert:

Unternehmen sind zwar nicht gesetzlich zur Einrichtung eines bestimmten innerbetrieblichen Kontrollsystems (IKS) zur Erfüllung ihrer Steuerpflichten verpflichtet, doch im Schreiben vom 23.05.2016, mit dem der AO-Anwendungserlass um Ausführungen zu § 153 AO ergänzt wird, nimmt das BMF erstmals direkt Bezug auf ein internes Kontrollsystem (IKS) für Steuern und stellt den Steuerpflichtigen hieraus Begünstigungen in Aussicht. Konkret heißt es in Tz 2.6: „Hat der Steuerpflichtige ein IKS eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, dass gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann …“ Welche Anforderungen an ein solches IKS zu stellen sind, führt der AO-Anwendungserlass zu § 153 AO nicht aus. Mit den neuen GoBD vom 22. Juli 2009 hat die Verwaltung erstmals die Inhalte eines IKS formuliert..

Zwar wird das Thema Compliance auf den ersten Blick häufig nur mit großen (börsennotierten) Unternehmen in Verbindung gebracht. Die Rechtsprechung (z.B. das Urteil des LG München vom 10.12.2013 oder der BGH mit Urteil vom 09.05.2017) zeigt jedoch, dass Tax Compliance auch für mittelständische Unternehmen relevant sein kann – insbesondere vor dem Hintergrund zunehmender Exportorientierung und steigenden steuerlichen Anforderungen und hier vor allem in Bezug auf Betriebsstätten- und Verrechnungspreisthematiken.

 

Zusatznutzen - Taggenaue Unternehmenssteuerung

Täglich werden wichtige Daten aus der vorhandenen Buchhaltung generiert und angezeigt. Die unten stehende Abbildung zeigt einige betriebswirtschaftlichen Daten, die als Frühwarnsystem zu verstehen sind. Die genauere Analyse kann dann im vetrauten DATEV-System mit Zugriff auf den Beleg aus Spanien eingesehen und analysiert werden.

Beispiele von Plattforminhalten

Die „Kommunikation“ mit dem Berater oder Mandanten wird inhaltlich und zeitlich dokumentiert.

Bei den „Tickets“ ersehen alle Plattformnutzer die aktuellen und historischen Arbeitsstände.

Der Bereich „IKS“ erfüllt einige der neuen GoBD - Vorgaben.

Die „Personalfunktion“ ist ein wesentlicher Bestandteil für die Gewinnaufteilung bei Betriebsstätten.

Das „Kontenplanmanagement“ dokumentiert den Transfer der Daten nach DATEV.

Das „Darlehensmanagement“ zeigt einen Überblick über die gesamte Fremdfinanzierungsstruktur.

Das „Forum“ dient den Nutzern und den Mitgliedern des Qualitätsclusters zum Wissens-, Meinungs- und Erfahrungsaustausch.

Systemarchitektur und Inhalte der Plattform

Um das hier vorliegende System zu entwickeln, welches in der Lage ist, reale Ziele in der realen Welt darzustellen, mussten eine Vielzahl von verschiedenen Systemen, Programmen, Prozessen und komplexen rechtlichen Vorgaben in einer Weise integriert werden, dass sie zusammenarbeiten. Die Systemintegration war mit die schwierigste Arbeit bei dem Aufbau dieser Plattform. Wir mussten uns damit auseinandersetzen, dass von verschiedenen Systemen und gesetzgebenden Institutionen zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Informationen erzeugt werden. Die verschiedenen Systeme haben jeweils eindeutige Beschränkungen, Unsicherheiten und Veränderungs- und Ausfallmodi. Aus all diesen Gründen gebührt dem 12-köpfigen Entwicklerteam dieser Plattform größten Respekt, da diese Herausforderungen und Schwierigkeiten angenommen und gelöst wurden. 

Anhand der beiden folgenden Abbildungen ist ein wenig erkennbar wie die Komplexität inhaltlich und auch technisch defragmentiert und dann in eine neue anwenderfreundliche und praxistaugliche Anwendung überführt wurde.

Autorinnen und Autoren der Zeitschrift

Sabine Geiger
HF STEUERBERATUNG
Steuerberaterin

Dipl. Ök. Dr. Simone Wick
DIERKES PARTNER
Partnerin | Steuerberaterin

Carola Loy
DATEV eG
Services Internationale Märkte

Markus Heubeck
DATEV eG
Services Internationale Märkte

Dr. Christian Kahlenberg
FLICK GOCKE SCHAUMBURG
M.Sc./LL.M. Steuerberater

Dr. Karsten Randt
FLICK GOCKE SCHAUMBURG
Rechtsanwalt, Partner

Dr. Christoph Steiger
ROLAND BERGER
Senior-Partner / Digital

Dr. Ralf Erich Schauer
DR. SCHAUER STEUERBERATUNG
Steuerberater, Partner

Hans-Peter Wagner
SIKORSKI STEUERBERATUNG
Steuerberater

Holger Müller
ABRAHAM & LÖHR
Steuerberater/Geschäftsführer

Clarissa Heiss
EUROPEAN@CCOUNTING
Projektleiterin ITCP

Thomas Fitzner
EUROPEAN@CCOUNTING
Assistent der Geschäftsleitung

Klaus Brandt
EUROPEAN@CCOUNTING
IT-Architekt

Ralf Apfel
EUROPEAN@CCOUNTING
Systemadministrator

Willi Plattes
EUROPEAN@CCOUNTING
Asesor Fiscal/Steuerberater

Vereinbaren Sie einen Präsentationstermin

Um die Vorteile der Nutzung der „ITCP“ mit Datenmigration nach DATEV, der Erfüllung von Compliance-Vorschriften und dem betriebswirtschaftlichen Frühwarnsystem besser kennen zu lernen, können Sie gerne mit unserer Clarissa Heiss, Projektleiterin ITCP, einen 15-minütigen 
Präsentationstermin vereinbaren.