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GoBD - Neufassung vom 11. Juli 2019

Giftschrank der Regulierungen
Der Mittelstand und seine Verbände beklagen sich nicht zu unrecht über die fast nicht mehr beherrschbaren Vorschriften und Gesetze, die seit der Finanzkrise erlassen wurden. Wir bezeichnen das als „Giftschrank“, den auch nur noch wenige Berater, geschweige denn die Mandandschaft, im vollen Umfang überblicken. Die Staatengemeinschaft hat ab 2008 mit der BEPS-Initiative (Base Erosion and Profit Shifting) begonnen, diesen Giftschrank zu füllen, und damit den Startschuss für eine Umwälzung des europäischen Unternehmenssteuerrecht bewirkt.

Am 24. Juni 2008 wurde mit dem AOA (Authorized OECD Approach) festgelegt, dass Betriebsstätten aus steuerrechtlicher Sicht als eigenständige Unternehmen behandelt werden. Mittels des AmtshilfeRLUmsG vom 26. Juni 2013 wurde der AOA durch eine Änderung des § 1 Abs. 4 bis 6 AStG ins deutsche Steuerrecht implementiert. § 1 Abs. 6 AStG enthält eine Ermächtigung für das Bundesministerium der Finanzen (BMF), eine weiterführende Rechtsverordnung zum AOA zu erlassen.

Die Verordnung zur Anwendung des Fremdvergleichsgrundsatzes auf Betriebsstätten nach § 1 Abs. 5 AStG (Betriebsstättengewinnaufteilungsverordnung – BsGaV) ist am 18. Oktober 2014 in Kraft getreten. Ein
umfassendes BMF-Schreiben zur Anwendung des § 1 AStG erschien am 22. Dezember 2016.

So wurde nach langjährigen Beratungen u.a. die in der Öffentlichkeit als ATAD (Anti-Tax-Avoidance Directive,
Richtlinie zur Bekämpfung von Steuervermeidungspraktiken) bekannten Richtlinien, nämlich die Richtlinie selbst (RL 2016/211064 vom 12. Juli 2016) und ihre Änderungsrichtlinie (2017/952 vom 29. Mai 2017) erlassen. Der Missbrauch – sowohl allgemein, als auch in besonderen Erscheinungsformen – soll bekämpft werden. Die Auswirkungen sind immens und beschränken sich nicht nur auf Sachverhalte, die innerhalb des Binnenmarktes verwirklicht werden, sondern auf sämtliche außensteuerlichen Fragestellungen sowohl innerhalb als auch außerhalb der Europäischen Union.

Die neuen Vorschriften und Gesetze und gesetzliche Änderungen wie BEPS, ATAD, AOA, BsGAV, AStG, AO etc., haben mittlerweile eine Komplexität erreicht, die Schwindelgefühle verursacht. Das durch die Nichteinhaltung der Vorschriften u.U. auch strafrechtliche Probleme auftreten können, erleichtert die Aufgabe keinesfalls. Exemplarisch versuchen wir, die Auswirkungen des Giftschranks anhand der neuen GoBD darzustellen.

Die neuen GoBD

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) wurden in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 11. Juli 2019 festgelegt. Wenige Tage später wurde dieses Schreiben wegen weiterem Abstimmungsbedarf zurückgenommen. Bis zu diesem Zeitpunkt gilt das Schreiben vom 14. Nov. 2014. Wir haben in unserer Zeitung aber wesentliche neue Grundlagen der neuen GoBD erfasst, die nach Aussage des Bundesfinanzministerium nicht mehr geändert werden sollen.

In Deutschland sind die Regeln rund um die Buchführung für Unternehmen kein Gesetz. Das „G“ in der gebräuchlichen und irgendwie nach Gesetz klingenden Abkürzung „GoBD“ steht für „Grundsätze“. In Spanien sind ähnliche Regelungen im „Plan General Contable“ (PGC) festgehalten, die aber gesetzliche Vorgaben darstellen. Die GoBD gelten für jeden Unternehmer, Selbständigen oder Freiberufler. Auch diejenigen, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen.

Selbst wenn es hier nur um Grundsätze geht, die GoBD sind mindestens ebenso ernst zu nehmen, wie ein Gesetz – zumindest, wenn Unternehmern ihre finanziellen Mittel lieb sind. Die stehen nämlich auf dem Spiel, wenn Buchführungsgrundsätze missachtet werden. Konsequenzen aus entsprechenden Verstößen können sogar teurer werden als Bußgelder oder Strafzahlungen. Als Verwaltungsanweisung stellen die GoBD eine
Meinungsäußerung des Ministeriums dar, die gegenüber den nachgeordneten Dienststellen Verbindlichkeitscharakter haben.

Die Regelungen gelten länderübergreifend, somit auch für die Erstellung der Buchhaltung für Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten. Vieles versteht sich mit Blick auf die Buchführung von selbst: Rechnungen und jegliche steuerrelevante Aufzeichnungen müssen nach Jahren noch lesbar sein, müssen sämtliche Pflichtangaben enthalten und natürlich müssen Aufzeichnungen der Wahrheit entsprechen sowie vollständig sein.

Dies und noch mehr geben die GoBD vor – inhaltlich und technisch sehr umfassend sowie sprachlich anspruchsvoll. Deshalb verwundert es kaum, dass viele Unternehmer durch die Anforderungen der GoBD verunsichert sind. Fallen lauern mit Blick auf eine mögliche Betriebsprüfung schon bei alltäglichen Vorfällen des Unternehmerlebens wie etwa Kostenvoranschlägen. Daher sollte sich jeder Unternehmer ausführlich in Sachen Buchführung und möglichen damit verbundenen Unwägbarkeiten unterweisen lassen. Einen guten Überblick und Einstieg in die Materie bietet auch der mit Unterstützung von DATEV entstandene „Leitfaden GoBD“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV).

Eindeutige Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation soll es dem Betriebsprüfer erleichtern, sich in den Aufzeichnungen des Unternehmers zurechtzufinden. Fehlt sie oder stuft der Betriebsprüfer sie als ungenügend ein, kann dies einen schwerwiegenden Mangel darstellen, der dazu berechtigt, die Buchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen. Dies zieht eine Zuschätzung auf den Gewinn nach sich.

Die Buchführung muss nachprüfbar und nachvollziehbar sein. Wie ein Unternehmer diese Vorgabe konkret erfüllt, hängt vom Einzelfall ab und sollte mit dem Steuerberater genau besprochen werden. Die Prozesse der elektronischen Buchführung und damit verbundener Systeme muss die Verfahrensdokumentation in jedem Fall erläutern. Dazu gehört auch eine Gebrauchsanweisung, die alle Prozessschritte detailliert und verständlich erklärt. Nicht fehlen dürfen Details zu der im Unternehmen verwendeten Hard- und Software – gegebenenfalls über einen für Betriebsprüfungen ausreichend langen Zeitraum hinweg.

Angriffsflächen für Betriebsprüfer

Auch wenn es nur Grundsätze sind: Unternehmer sollten besser zu viel Aufwand in die Dokumentation ihrer Buchführung stecken als zu wenig. Nach Erfahrungen von deutschen Steuerberatern greifen Betriebsprüfer mittlerweile nämlich nicht mehr bevorzugt einzelne Buchführungsbestandteile wegen Fehlern oder Manipulationsverdachts heraus. Stattdessen suchen sie Formfehler und Auffälligkeiten, um die Buchführung gleich ganz verwerfen zu können. Für den Fiskus ist das einfacher und lukrativer.

Internes Kontrollsystem - Organisationsverantwortung

Erstmalig hat der Gesetzgeber die Forderung für die Installation eines IKS (Internen Kontrollsystems) beschrieben und die Rechtsunsicherheit damit gemildert. Die Einrichtung eines IKS liegt in der Organisationsverantwortung der Geschäftsleitung, denn diese trägt die straf-, ordnungswidrigkeiten- und zivilrechtliche Verantwortung für das rechtmäßige Verhalten der Gesellschaft (Legalitätspflicht). Nach der Rechtsprechung hat die Geschäftsleitung den Betrieb daher in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen zu organisieren, um sich nicht dem Vorwurf eines Organisationsverschuldens, d. h. eines Unterlassens gebotener Handlungen, auszusetzen. Es ist mittlerweile gängige Rechtsprechung, dass die Geschäftsleitung seiner Organisationspflicht bei entsprechender Gefährdungslage nur genügt, wenn es eine auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegte Compliance-Organisation errichtet.

Unterlässt der Geschäftsleiter dies, sieht er sich nicht nur der permanenten Gefahr ausgesetzt, persönlich für Steuern haften zu müssen, sondern darüber hinaus auch aufgrund (s)einer Aufsichtspflichtverletzung zu einem Bußgeld nach § 130 OWiG herangezogen zu werden. Und von der Gesellschaft droht ihm aufgrund eines Organisationsverschuldens eine Inanspruchnahme auf Schadensersatz.

Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. D.h., dass außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen sind.

Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch anlassbezogen (z. B. Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht. Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Umfangreiche Dokumentationspflichten

Aufgrund der signifikanten Auswirkungen für die tägliche Arbeit bedarf es der erweiterten Mitwirkungspflichten bei Unternehmen, die grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen unterhalten. Steuerpflichtige, die grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen zu nahe stehenden Personen im Sinne von § 1 II AStG unterhalten, unterliegen im Hinblick auf Art und Inhalt der Geschäftsbeziehungen bzw. der damit in Zusammenhang stehenden Sachverhalte und Vorgänge einer besonderen Dokumentationspflicht. Sie ist Ausfluss der Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen nach § 90 III Satz 5 AO.

Inhalt und Umfang der Aufzeichnungen werden durch die Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung (GAufzV) geregelt. Sie gilt auch für Geschäftsvorfälle zwischen Stammhaus und Betriebsstätte und für die Gewinnermittlung von Personengesellschaften, an denen der Steuerpflichtige beteiligt ist, soweit dabei Geschäftsbeziehungen im Sinn von § 1 AStG zu prüfen sind.

Es muss ersichtlich sein, welcher Sachverhalt im Einzelnen verwirklicht wurde und ob bzw. inwieweit den Geschäftsbeziehungen Bedingungen einschließlich von Preisen zugrunde liegen, die die Feststellung zulassen, dass der sogenannte Fremdvergleichsgrundsatz beachtet wurde. Die Aufzeichnungen müssen das ersthafte Bemühen des Steuerpflichtigen erkennen lassen, dass er seine Geschäftsbeziehungen unter Beachtung des Fremdvergleichsgrundsatzes gestaltet (hat). Dazu sind die relevanten Markt- und Wettbewerbsverhältnisse darzustellen und Vergleichsdaten aufzuzeigen.

Schätzungen und Strafen

Falls die Dokumentation fehlt, verspätet eingereicht wird oder aus nicht verwertbaren Aufzeichnungen besteht, gilt sie als nicht erstellt! Damit wird widerlegbar zulasten des Steuerpflichtigen vermutet, dass seine im Inland steuerpflichtigen Einkünfte höher als die von ihm erklärten sind. Soweit es zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörden kommt, kann diese den gesamten Schätzungsrahmen zuungunsten des Steuerpflichtigen gem. § 162 III AO ausschöpfen. Daneben ist ein Strafzuschlag festzusetzen. Nach § 162 IV AO richtet sich seine Höhe danach, welcher der Tatbestände (Nichtvorlage, Umverwertbarkeit oder verspätete Vorlage der Aufzeichnungen) gegeben ist.