Ohne Umweg vom Gestern ins Morgen.

Die Geburt einer Zeitung

Als deutschsprachiges Steuerbüro in Spanien gehören die fachlichen und technischen Probleme der steuerlichen und buchhalterischen Abstimmung Spanien-Deutschland zu unserem täglichen Brot. So ist es nur natürlich, dass wir stets nach Lösungen suchen, um die regen Aktivitäten deutscher Mittelstandsunternehmen in Spanien noch effizienter zu unterstützen. Dem können wir nun ein Hilfsmittel anfügen, das für die Betreuung über Ländergrenzen hinweg einen riesigen Schritt nach vorne bedeutet und zudem deutschen Steuerberatern bei der Verarbeitung spanischer Daten und deutschen Unternehmern bei der betriebswirtschaftlichen Kontrolle ihres spanischen Projekts entscheidende Hilfestellung leistet: die International Tax Compliance Platform (ITCP) mit weitgehend automatisierter Datenmigration aus der spanischen Buchhaltung in die gewohnte deutsche DATEV-Umgebung.

Die vorliegende digitale Zeitschrift begleitet dieses Projekt, indem es über relevante spanische Steuerund Rechtsthemen informiert. Im Folgenden beschreiben wir die Grundlagen unserer Philosophie und den Werdegang eines schwierigen Entwicklungsprojekts.

Wertekanon als Erfolgsgrundlage des deutschen Mittelstandes

Den erfolgreichen Wertekanon des deutschen Mittelstandes sehen wir als Leuchtturm für verantwortungsvolles Unternehmertum. Der Mittelstand verfolgt keinen nüchternen Shareholder Value. Im Mittelpunkt steht das Wohlergehen des Unternehmens, seiner Mitarbeiter und der Menschen in der Region. Es wird eine Atmosphäre gegenseitigen Vertrauens gepflegt. Die Mitarbeiter sind lange im Betrieb; man sieht sich täglich und arbeitet intensiv zusammen. Interessante Aufgabenfelder, hohe Fachkompetenz und im Zweifelsfall kurze Wege zum Chef sichern ein nachhaltiges Engagement. Weil jeder leistet, was Aufgabe und Situation erfordern, brauchen Mittelständler anders als Großkonzerne eigentlich keine Richtlinien.

Ein aktueller Bericht der Kreditanstalt für Wiederaufbau (www.kfw.de) beschreibt in beeindruckender Weise die Auslandsstärke der KMUs: Im Jahr 2017 hat ein Fünftel aller Mittelständler Auslandsumsatz erzielt. Diese rund 780.000 international tätigen Unternehmen erzielten insgesamt 577 Mrd. EUR in ausländischen Märkten. Das entspricht rund 45 % der gesamten deutschen Exporte.

Die Internationalisierung ist nicht nur ein wichtiger Wachstumstreiber für den deutschen Mittelstand, auch die Abhängigkeit vom heimischen Markt wird signifikant reduziert. Das ist die positive Seite der Medaille.

Vor der anderen Seite warnt laut Bericht der AG Mittelstand der Präsident des Bundesverbands des deutschen Groß- und Außenhandels (BGA) Holger Bingmann vor Staatsinterventionismus. Nötig sei „eine Rückbesinnung auf unser bisheriges Erfolgsmodell, anstatt den Unternehmen ständig neue Knüppel zwischen die Beine zu  werfen mit immer mehr Bürokratie und zusätzlichen Belastungen“.

Eine zentrale Forderung des Mittelstandes zielt denn auch auf den Abbau der Bürokratielasten. „Vor allem KMU fühlen sich zunehmend überfordert“, kritisiert Handwerkspräsident Hans Peter Wollseifer: „Immer häufiger beklagen sie, vor lauter bürokratischer Vorgaben gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit zu kommen.“ In nahezu allen Branchen seien in den letzten Jahren zusätzliche Dokumentations- und Informationspflichten entstanden, heißt es in dem Jahresbericht.

Jeder Schritt der Internationalisierung ist mit neuen Anforderungen verbunden. In der Praxis sehen wir häufig, dass die internen Prozesse nicht in der notwendigen Qualität mitwachsen. Hinzu kommt, dass die in Deutschland bewährten Handlungsmuster nicht mehr passen. Die räumliche Distanz der Tochtergesellschaft oder Betriebsstätte zum Stammhaus erschwert bei mangelnder professioneller Prozessstruktur die Kommunikation. Die unterschiedlichen kulturellen Wurzeln im Ausland werden häufig nicht ausreichend berücksichtigt und den Beteiligten kommt vieles nur noch Spanisch vor.

Wesentliche Hindernisse beim Auslandsengagement

Unsere Beobachtungen über viele Jahre hinweg haben gezeigt, dass die mit Abstand größte Problematik die länderübergreifende buchhalterische und steuerliche Betreuung von deutschen Firmen darstellt, die in Spanien aktiv werden. Das deckt sich mit den o.a. Aussagen der Mittelstandsvereinigungen. Im spanisch-deutschen Kontext steht auf der Wunschliste ganz oben eine konfliktarme Migration der spanischen Daten- und Steuerwelt in die deutsche. Aktuell wird diese Migration zumeist mittels Excel und Belegtransfer per Mail abgearbeitet. Das bedingt eine komplexe, fehleranfällige und aufwändige Kommunikation.

Ein weiterer signifikanter Nachteil ist, dass die deutsche Steuerverwaltung über die Nichteinhaltung der GoBD – und diese ist bei einer solchen Kommunikation gegeben – eine erstklassige Einflugschneise zur Verwerfung der Buchhaltung bei den Steuerprüfungen vorfindet. Darunter leidet effektiv die gesamte deutsche Unternehmerlandschaft. Zudem ist durch diese Art der Kommunikation auch keine vernünftige und zeitnahe betriebswirtschaftliche Steuerung möglich, während eine nützliche Beratung ebenfalls stark erschwert wird.

Da etablierte ERP-Anbieter (Sage, SAP, Microsoft, etc.) bis heute keine nutzstiftenden länderübergreifenden Lösungen mit einer Migration nach DATEV anbieten, ergriffen wir die Initiative. Im Folgenden eine Darstellung des damit verbundenen Entwicklungs-, Erfahrungs- und Leidenswegs.

Entwicklungs-, Erfahrungs- und Leidensweg

Sage: Wir waren davon ausgegangen, dass bei Einsatz dieser Software eine relativ konfliktarme Migration der Daten länderübergreifend möglich sein müsste, da Sage in vielen Ländern vertreten ist. Jedoch mussten wir feststellen, dass diese Migration nicht möglich war. Das lag einerseits daran, dass Sage in den jeweiligen Ländern Softwareunternehmen gekauft und daher die jeweilige Software keinesfalls eine länderübergreifende Softwarebasis hatte. Andererseits unterlag die jeweilige landesspezifische Weiterentwicklung nicht der Zielsetzung einer länderübergreifenden Nutzung.

SAP: Nachdem wir nach mehr als zwei Jahren das Abenteuer Sage beenden mussten, entschieden wir uns für den Einsatz von SAP Business One. Gemeinsam mit unserem deutschen SAP- und ELO-Partner entwickelten wir über eine Schnittstelle eine signifikante Verbesserung, indem der direkte Zugriff auf den Beleg ermöglicht wurde. Dafür erhielten wir den „IT-Innovationspreis“ 2012 des deutschen Mittelstandes. Bei der Entscheidung hatten wir die Information, dass die Datenmigration über eine Schnittstelle nach DATEV möglich ist. Diese Information war entscheidungsrelevant, da ca. 75 % der deutschen Steuerberater ausschließlich DATEV nutzen. Zu unserem Leidwesen mussten wir jedoch feststellen, dass die uns bekannten Schnittstellenanbieter die Software in einer Weise pflegen, dass sie keinen nennenswerten Marktanteil generieren. Nach und nach wurde das auch von den deutschen Steuerberaterkollegen bestätigt. Wir haben somit bei den deutschen
Kollegen eine signifikante Zurückhaltung für die Nutzung unserer SAP-Lösung erfahren. Logischerweise gelang es nicht, für die Anwender einen akzeptablen Nutzwert zu erzielen, weshalb der Markterfolg ausblieb.

Microsoft: In der Folge haben wir uns mit dem herausragenden ERP-Produkt „Microsoft Dynamics NAV“ beschäftigt. Nach ausgiebigen Recherchen kamen wir zum selben Ergebnis wie bei SAP, was die Migration nach DATEV anlangt, und haben die Entwicklung dieser Anwendung eingestellt.

Fazit: Nach dieser Odyssee waren wir ratlos und wussten nicht mehr weiter.

Lösung durch eine digitale Plattform

Nach dieser Odyssee waren wir kurzfristig ratlos. Das änderte sich, als wir begannen, uns mit einem neuen digitalen Konzept zu beschäftigen: Plattformen. In einem eigenen Artikel beschreibt Herr Dr. Christoph Steiger, Senior Partner bei Roland Berger, deren steigende Bedeutung und direkten Auswirkungen auch auf den ERP-Markt. Mit dem Siegeszug dieser digitalen Transformation ergaben sich für uns neue Optionen. Es festigte sich der Gedanke, dass die innovativen Plattform-Geschäftsmodelle dazu beitragen werden, die Strukturen etablierter Anbieter zu defragmentieren, und dass damit die Schaffung neuer, auf den Anwender fokussierter Lösungen über Plattformen gefördert wird. Mit welcher Macht das in den vergangenen Jahren bereits geschehen ist (Apple, Google, Facebook, etc..), bedarf keiner vertiefenden Erläuterung.


European Accounting setzte sich mit den neuen Möglichkeiten intensiv auseinander und wagte im Rahmen eines kleineren Projekts einen Versuch mit Plattformtechnologie. Über einen Entwicklungszeitraum von knapp zwei Jahren hinweg schufen wir für die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, die ein deutscher Steuerpflichtiger in Spanien erwirtschaftet, eine Plattform namens „Wohn- und Ferienvermietung“ und etablierten diese sehr erfolgreich auf dem Markt. Anerkennung für diese Pionierarbeit bekamen wir in Form
des IT-Innovationspreises „Best of 2018 - Initiative Mittelstand“ in der Kategorie Finance.

Die positiven Erfahrungen mit unserer Plattform durch eine Vielzahl von Eigentümern – aktuell wird darüber Immobilienvermögen im Wert von knapp drei Milliarden Euro steuerlich administriert – ermutigten uns, nochmals ein größeres Projekt mit den eingangs beschriebenen Zielsetzungen in Angriff zu nehmen.

Dabei reichte es nicht aus, „nur“ einen Datentransfer der ausländischen Buchhaltungsdaten nach Deutschland mit Anpassungen auf Grundlage der länderspezifischen steuerlichen Vorschriften sicherzustellen. Neben dieser komplexen Aufgabe, die nur unter Mitwirkung von qualifizierten Steuerexperten aus beiden Ländern und der DATEV erledigt werden konnte, galt es auch, eine Lösung für die gesamte neue Compliance-Welt zu erdenken.

Folglich mussten wir die Aufgabengebiete aufteilen und die Migration der Daten nach DATEV detailliert und compliancekonform mit einem „Kontenmanagement“ zwischen Spanien und Deutschland ausarbeiten. Auf der International Tax Compliance Platform (ITCP) sind aber neben der Darstellung des Kontenmanagements wesentliche Aufgaben des von umfassenden Regelwerken vorgegebenen Hausaufgaben abzubilden und umzusetzen.

Nachdem wir die komplexen Aufgabengebiete definiert hatten, suchten wir den Kontakt zur DATEV. Da man sich dort an die einstmaligen deutschen Tätigkeiten als Steuerberater des geschäftsführenden Gesellschafters von European Accounting, Dipl.-Kfm. Willi Plattes, erinnern konnte, wurde sehr schnell positiv über eine Kooperation entschieden.

Zwischen DATEV und European Accounting wurde eine intensive Zusammenarbeit in Gang gesetzt und bereits nach fünf Monaten war eine erste vorzeigbare Lösung für das Kontenmanagement entwickelt. Aufgrund der gemachten Erfahrungen war jedoch klar, dass wir diese Lösung von kompetenten deutschen Kollegen verproben mussten.

Am Montag, den 2. September 2019, organisierten wir ein Meeting mit hochrangigen Mitarbeitern der DATEV sowie Kollegen mehrerer deutscher Kanzleien: Flick Gocke Schaumburg (Dr. Christian Kahlenberg und René Wilgo), Dierkes Partner (Dr. Simone Wick), Abraham & Löhr (Holger Müller), Jens Balser Kanzlei Beratung (Jens Balser), Sikorski Steuerberatung (Hans Peter Wagner) und HF Steuerberatung (Sabine Geiger). Neben einer Livepräsentation des Datentransfers von Spanien in die DATEV-Welt mit den Belegen wurde auch über den aktuellen Stand der ITCP-Entwicklung berichtet.

Das Ergebnis war sehr positiv, was zur Weiterentwicklung ermutigte und bereits den Gedanken aufkommen ließ, das Konzept mittelfristig auch auf andere Länder auszudehnen. Das Meeting stellte einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur Bildung unseres Qualitätsclusters dar.